Każdy przedsiębiorca, który posiada swoją własną działalność, musi mieć na względzie fakt, iż każda rozmowa telefoniczna, mailowa czy nawet osobista, jest polem na którym zostają gromadzone dane osobowe innych ludzi.
Internet, w dzisiejszych czasach stanowi podstawowe narzędzie do budowania kontaktów. Wszelkie działania, jakie podejmowane są w Internecie, powinny być dokładnie przemyślane i – co ważne – zabezpieczone. Zbieranie danych osobowych odbywa się każdego dnia we wszystkich firmach i przedsiębiorstwach.
Ochrona danych osobowych jest dziś specjalnym, odrębnym systemem, który został dostatecznie opracowany w ubiegłym roku. Ustawa o ochronie danych osobowych nakazuje korzystać z odpowiedniego systemu, który zapewni każdemu bezpieczeństwo.
Od maja 2018 roku w życie zostanie wprowadzona nowa ustawa traktująca o ochronie danych osobowych. W ten sposób zostaną wprowadzone nowe wymogi oraz wysokie kary pieniężne za niestosowanie się do zasad. Obecnie, każde przedsiębiorstwo oraz osoby planujące otworzyć własną działalność gospodarczą w najbliższym czasie, muszą zapoznać się z nowymi zasadami, które niedługo wejdą w życie.
Wszystko to ma na celu ochronę danych osób fizycznych. Nowa ustawa scali zasady, dzięki którym dane osobowe będą przetwarzane na terenie Unii Europejskiej. Dodatkowo, ustawa ma na celu zapewnienie całkowitego bezpieczeństwa danych osobowych i bezwzględne prawo do ich prywatności.
Nowe obowiązki i prawa związane z ochroną danych osobowych
Według nowej ustawy, zostaną nałożone zupełnie nowe obowiązki na przedsiębiorców oraz tzw. administratorów danych osobowych. Dawne zasady ostaną podtrzymane, lecz ochrona danych zostanie ubogacona o nowe zasady. Będą to między innymi:
- Rejestrowanie działań, mających na celu przetwarzanie danych osobowych,
- Podczas projektowania i wdrażania systemów, koniecznie musi zostać zawarta kwestia dotycząca ochrony danych osobowych,
- Jakiekolwiek naruszenie danych osobowych musi ostać bezwzględnie zgłoszone do odpowiedniego organu nadzorczego,
- Osoba, której dane zostały naruszone, musi zostać o tym natychmiast zawiadomiona,
- Ocena efektywności nowego systemu ochrony danych.
Jako że nowe zasady zostaną wprowadzone w życie dopiero za kilka miesięcy, teraz jest doskonały czas na przeanalizowanie i ocenę ochrony danych osobowych w naszej firmie. Najpóźniej pod koniec maja 2018 roku, nowa ustawa zostanie wdrożona w życie. Musimy być więc odpowiednio przygotowani na zmiany i zapoznać się z definicjami dotyczącymi nowego systemu.
Każdy właściciel firmy lub przedsiębiorstwa ma więc doskonałą okazję na przetestowanie swojego systemu i dokonania oceny.
Obecnie, dane osobowe przechowuje się przede wszystkim w bazach komputerowych firm. Szybki rozwój technologii, który pozwolił nam na szybkie i bardziej sprawne działania, praktycznie w całości opanował przedsiębiorstwa. Zbiór danych znajduje się w specjalnych, chronionych programach, do których dostęp mają jedynie administratorzy danych. Wraz z rozwojem technologii, zwiększyło się zagrożenie wirusów, ataków hakerskich i włamań na serwery. Nowe zasady pomogą nam nie tylko odpowiednio chronić dane, ale i uodpornić się na wymienione problemy.
Dawne i nowe zasady ochrony danych osobowych w firmie
Od przeszło 20 lat, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do rejestracji zbioru danych osobowych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Zbiór danych powstaje niezwykle szybko, zwłaszcza w dzisiejszych czasach. Według wielu źródeł, pracodawcy i przedsiębiorcy nie zawsze są świadomi posiadania tak wielkiego zbioru danych osobowych wielu ludzi.
Dopracowanie i nowelizacja zasad w tej sferze jest konieczna, przede wszystkim na ogromny rozwój technologii w krótkim czasie. Dziś, dane osobowe są przechowywane w formie papierowej, a także w formie różnorodnych nośników. Najczęściej stosowane nośniki to laptopy, komputery stacjonarne, tablety i telefony służbowe.
Jedną z metod zabezpieczania danych są standardy ISO – kierują one tworzeniem się procesów w organizacjach i firmach, z których powstają normy ochrony danych, obecnie zgodne z RODO. Więcej na ten temat możecie przeczytać w dziale zastosowań platformy ins2outs.
Co prawda, do GIODO należy zgłosić zbiór danych, który znajduje się w bazach komputerowych firmy, jednak rozwój technologii może wymagać zgłaszania danych, gromadzonych na telefonie. Wyjątkami są dane, które służą jedynie w celu wystawienia faktury lub poprowadzenia sprawozdawczości finansowej. Dodatkowo, nie obowiązuje zgłaszanie osób, z którymi pracujemy na podstawie umów cywilno-prawnych. Wyjątek ten dotyczy również osób, które uczą się u tych przedsiębiorców.